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E-Mail-Archivierung
News / 28.03.2018
Bereits seit dem 01. Januar 2017 ergeben sich nach GoBD Anforderungen an die E-Mail-Archivierung, die in den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ definiert sind. Im Hinblick auf die Datensicherheit gibt es zwischen DSGVO und GoBD eine hohe Übereinstimmung. Die DSGVO verschärft jedoch einige Regeln, wie z.B. für das Löschen Personenbezogener Daten.
Die DSGVO fordert: Kontrolle, Ordnung und Transparenz beim Umgang mit Personenbezogenen Daten
Die Ansatzpunkte scheinen sehr vielschichtig. Zunächst ist festzustellen, inwieweit ein Unternehmen von der DSGVO betroffen ist und wie diese Veränderungen gemanaged werden können. So gibt es zahlreiche organisatorische Umsetzungsaspekte.
Technisch haben wir zudem umfangreiche Instrumente in unserem Leistungs-, Produkt- bzw. Herstellerportfolio identifiziert, die den zukünftig zwingend notwendigen Datenschutz, aber auch die Datensicherheit insg., unterstützen können.
Wissen Sie, wo ihre E-Mails abgelegt sind und ob auch alle E-Mails verfügbar sind? Ist Ihnen bekannt, wer Zugriff auf welche E-Mails hatte?
Eine professionelle Software zur E-Mail-Archivierung hilft Ihnen nicht nur dabei, eine klare Übersicht über Ihre digitale Ablage zu behalten, sondern ermöglicht Ihnen auch jeder Zeit auskunftsfähig gegenüber dritten zu sein.
Auskunftsfähigkeit und Auskunftsrecht
Eine gute E-Mail-Archivierungssoftware beinhaltet viele, nützliche Funktionen zum Suchen und Extrahieren von Daten. Somit können gewünschte Informationen umgehend aufgerufen und bereitgestellt werden – Ein wichtiger Faktor um jeder Zeit auskunftsfähig zu sein und durch Zugriffsrechte und Protokolle nachzuweisen, wer wann Zugriff auf welche E-Mails hatte.
Recht auf Löschung und Recht auf Vergessenwerden
Auch für das Managen der Aufbewahrung und der Löschung von Daten sollte ein Tool verfügbar sein, um das, in der DSGVO festgelegte, „Recht auf Vergessenwerden“ zu gewährleisten. Dieses definiert das sichere und vollständige Löschen von Daten.
Schutz von Informationen vor Mit- u. Endnahme sowie Nachvollziehbarkeit
Die DSGVO gibt vor, dass Daten und somit auch E-Mails inkl. Anhängen vor der Mit- und Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen sind. Optimalerweise ist die Anzahl Einsicht-Berechtigter Personen daher auf ein Minimum begrenzt.
Eine Archivierungslösung sollte in der Lage sein, die Daten zu verschlüsseln und alle Änderungen und Zugriffe zu protokollieren, um vollständig und verständlich alle Tätigkeiten zu dokumentieren.
Eine geeignete Software zur E-Mail-Archivierung zu verwenden ist ein erster Schritt in Richtung DSGVO-Konformität. Im Idealfall werden Vorgänge automatisiert und reduzieren und somit auch der Aufwand für die IT-Abteilung vereinfacht.
Haben Sie Beratungs- und Umsetzungsbedarf ?
Wir stehen Ihnen sehr gerne mit unseren Kenntnissen und Erfahrungen zur Seite.
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung anbieten und durchführen dürfen. Wir wollen Sie lediglich darüber informieren, wie eine E-Mail-Archivierung im Zuge der DSGVO durchgeführt werden kann und beraten Sie gern aus technischer Sicht.
